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Pulsa en este enlace para ver las notas completas del episodio.
Hace mucho tiempo me preguntaron, por mi larga experiencia en asesorías y despachos profesionales, cual era la clave del éxito para que un despacho triunfe.
La clave del éxito
Mi respuesta fue: Es el equilibrio perfecto entre Personas, Procesos y Servicios.
Porque no podemos descuidar ninguno de estos tres ámbitos si queremos perdurar y tener éxito. Las tres partes de este axioma son importantes y descuidar cualquiera nos hará perder dinero y clientes y se convertirá en un freno para el desarrollo del despacho.
Voy a detallar cada apartado indicando la apuesta que debes realizar para poner en valor cada ámbito porque todo eso repercute en un aumento de facturación y de clientes.
Las personas
Siempre hay que poner el foco en las personas. Sencillamente, todo funciona mejor si las personas que tienen que realizar esas tareas están bien preparadas y se encuentran en un entorno de trabajo positivo.
Por eso es importante, liderar e inspirar a los equipos en el despacho, para que el desempeño de las tareas sea armonioso y cooperativo. Debemos ayudar al que lo necesite y felicitar por los logros conseguidos. Los logros de nuestro equipo son nuestros éxitos.
Apostemos por la formación, tanto legal como tecnológica para que el trabajo que se realiza a diario no encuentre los cuellos de botella o los malos hábitos que hacen que el tiempo empleado para una tarea sea superior al necesario porque nadie le ha dicho una mejor forma de hacerlo.
Una máxima sería: las felicitaciones en público y los cuestionamientos en privado. De esa forma mantendremos un entorno positivo que es muy, muy importante porque se transmite al cliente final y a la calidad del trabajo realizado.
Los procesos
Tenemos personas positivas y motivadas, ahora tenemos que dotarles de herramientas que les faciliten la tarea diaria. Que no tengan que repetir los procesos, como te comenté en el programa de la semana pasada (#013 ¿Cuándo es el momento de cambiar de programas?), si no tienes herramientas de productividad que te permitan hacer el doble de trabajo estás perdiendo dinero.
La tecnología nos tiene que permitir liberar el tiempo necesario para escuchar a nuestros clientes, porque lo demandan, porque necesitan esa atención. Pero también nos tiene que permitir hacer acciones de marketing. Constantemente necesitamos aumentar el número de clientes si no queremos decrecer.
Necesitamos un ecosistema que enlace todos los departamentos y nos permita conectarnos con el cliente para que el flujo de información esté automatizado. Para qué queremos contabilizar a mano si el cliente puede hacerle una foto a la factura o escanearla desde su empresa, por ejemplo. Ese ecosistema que tenemos nosotros ahorra mucho dinero a los despachos.
Estas son algunas de las herramientas de productividad comentadas en el episodio de hoy:
- Escáner de facturas – Para escanear facturas, no sólo en el despacho sino también el cliente final.
- Babelia – Para unir el programa de gestión del cliente final al la contabilidad del despacho o importar desde hojas de cálculo.
- Express – Permite notificar y entregar la documentación que se genera en el despacho de forma automatizada.
Los servicios
Queremos facturar más porque los costes han subido pero no podemos o no queremos subir la cuota pues no nos queda otra que aumentar los servicios.
En el episodio 4 que tenía como título “Alternativas a subir la cuota al cliente final” te explicaba algunos ejemplos para este punto pero aprovecho el programa de hoy y te doy algunas pinceladas.
En primer lugar, si no quieres tocar la cuota mensual, no la aumentes con servicios adicionales mensuales. Crea servicios que sean de cuota anual y que complementen las necesidades del cliente.
Por ejemplo, revisar las notificaciones de todo el año, que gracias a nuestro programa de vigilancia y supervisión de notificaciones es una tarea automática, se podría facturar de forma anual de tal forma que el cliente siga con la cuota mensual actual. Evidentemente el cliente podría supervisar esas notificaciones y se lo vamos a indicar así pero seguro que al darle la opción de una cuota al año frente a entrar al buzón a diario con las sanciones que están asociadas si no lo hace seguro que aceptará nuestro servicio.
Otro servicio podría ser realizar la protección de datos que también tenemos una aplicación integrada con el resto que automatiza y genera la documentación que necesitamos realizar.
También podemos gestionar la documentación de la prevención de riesgos laborales como complemento a la empresa de prevención. Tenemos también una excelente solución para este tema.
Otro servicio podría ser el envío de las nóminas mediante firma electrónica o el registro de la jornada a través del móvil de cada empleado.
Estos servicios que además están muy vinculados con la tecnología no dará por un lado una muy buena imagen al despacho y por otro aumentará lo que se llama “vinculación tecnológica” que hará más difícil que el cliente pueda marchar a otro despacho que no le ofrezca todas estas posibilidades.
Conclusiones
Y ya para concluir, como hemos visto en el episodio de hoy, estas son las tres patas del despacho en la que descansa el éxito y la falta de una de ellas hará más difícil conseguir los objetivos de futuro que seguro te has marcado.
Y te preguntarás cuál es la cuarta pata, y que es tan importante como el resto. Pues eres tú, que tienes que liderar los cambios necesarios para conseguir ese entorno positivo con las personas del equipo, proveer de la tecnología necesaria para un buen desempeño y dotarlo con una cartera de servicios pensando en el bienestar de tus clientes.
¡Deja un comentario y nos escuchamos en el siguiente episodio!
