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Pulsa en este enlace para ver las notas completas del episodio.
Hoy vamos a tocar un tema muy importante para cualquier asesoría o despacho profesional y es la posibilidad, y a veces la necesidad, de cambiar de programas.
Como sabes, las aplicación de laboral, fiscal, gestión y el resto de aplicaciones conforman la principal herramienta de trabajo y la decisión para cambiarla es una de la más importante.
¿Cuándo es el momento de cambiar de programas?
Por ese motivo y en base a mi experiencia en los cambios de programa te voy a explicar cuáles son los aspectos que te debes de basar para tomar esta decisión.
Voy a dividir esta exposición en 3 partes para indicar los parámetros a tener en cuenta.
- En primer lugar por determinadas alertas que deben disparar el planteamiento de cambio.
- En segundo lugar para escapar de determinadas situaciones que perjudican mucho al despacho.
- Y en tercer lugar, por el momento ideal para dicho cambio.
Alertas de aviso para el cambio de programas
Hay determinadas señales que nos deben indicar que el cambio de programa se acerca. Las voy a ir enumerando y también te las voy a poner en las notas del episodio.
- Soporte deficiente. Si no tenemos buen soporte, si cuando necesitamos precisamente que se resuelvan los problemas asociados al uso de los programas no encontramos respuesta, esto ya nos tiene que indicar que debemos cambiar. Si te ponen la musiquita en un 902, anota en un papel: tango que cambiar de programa. Y es porque tendrías un coste indirecto importante que no estaría contemplado en tu tarifa plana. Ese coste lo tienes que sumar al precio de mantenimiento.
- Adaptación a los cambios legales. Si tu software actual no se adapta o lo hace tarde a los cambios legales es una clara señal de cambio.
- Falta de integración. Si carece de herramientas que unifiquen el trabajo y nos pide que pongamos el mismo dato en diferentes partes de la aplicación es señal clara de falta de unificación que pagan los trabajadores del despacho con tiempo de trabajo.
- Falta de compatibilidad. Si tu software no permite ejecutarse en la versión actual de Windows y necesita que utilices una versión de hace 10 años, eso te confirma el tiempo de retraso que llevas para cambiar de programa.
- Falta de cercanía. Y esto es una de las razones que más me dicen los clientes antes del cambio y es confiesan que sienten de cara a otras compañías de software como un código de cliente y nada más.
Situaciones que determinan un cambio de programas
En este apartado, lo que más me encuentro son despachos que por unas razones o por otras cuentan con un programa de fiscal de un fabricante, el programa laboral de otro y la gestión con un programa no específico para despachos.
Esta situación es terriblemente poco eficiente y se pierde muchísimo tiempo en traspaso de datos, en dar de alta varias veces el mismo dato entre diferentes aplicaciones. Se cometen muchos errores y se ha de dedicar mucho tiempo a supervisar todo el proceso.
Cuando no se tienen estas tres principales aplicaciones (laboral, fiscal y gestión) unificadas es una señal inequívoca de cambio de programa y demás añadiría, con carácter urgente.
Otra situación que implicaría un cambio sería la falta de herramientas de productividad. Si no se puede ofrecer la posibilidad de que tu cliente final pueda con el móvil o el ordenador escanear las facturas para que te lleguen a su contabilidad en el despacho de forma automática o por ejemplo, que puedas contabilizar automáticamente una hoja de cálculo que cumplimenta el cliente o exporta de su programa de gestión ya es momento del cambio.
Y voy más allá, si no puedes ofrecer a tu cliente que pueda conectar el software de gestión directamente para que las facturas de compra y venta, así como los cobros y pagos presenten en su contabilidad en tu despacho estás perdiendo un valioso tiempo haciendo todo eso a mano.
Y esto es en el plano fiscal, en el laboral podemos hacer que cuando se de de alta un empleado el contrato se pueda firmar desde el móvil, tanto el empresario como el trabajador, registrar la jornada laboral desde una APP conectada a la aplicación en el despacho.
La falta de todas estas herramientas de productividad ya debería ser una señal para modernizarse y dar el cambio.
¿Cuál es el momento de hacer el cambio?
Esta es la pregunta del millón. Tiene una respuesta fácil pero es difícil de explicar.
Por todo lo visto anteriormente, lo más indicado es hacer el cambio “LO ANTES POSIBLE” para evitar la pérdida de dinero asociado a la falta de prestaciones comentadas.
Pero el sentido arácnido de cada asesor le alerta que, evidentemente, justo antes de un trimestre no parece la fecha más adecuada y yo comparto esa idea. Pero el resto de tiempo es posible ya que podemos traspasar en la mayoría de los casos la información e históricos de las aplicaciones más populares.
Aún así, el mes que más le gusta a los despachos para hacer el cambio es en noviembre porque de esa forma se forman en la nueva aplicación y ya comienzan el nuevo ejercicio con el cambio realizado. Siempre me encuentro con la situación en la que se me pide traspasar dos o tres empresas para luego traspasar el resto al comienzo del nuevo año pero en aproximadamente 2 o 3 semanas me piden traspasar el resto porque la curva de aprendizaje que es muy rápida.
¿Cómo sería un cambio de programas?
Voy a realizar un paralelismo de como sería un cambio de programas.
Imagina que tienes que hacer una reestructuración del despacho para aprovechar el espacio. La entrada quedaría espectacular, los trabajadores trabajarían mejor y los clientes estarían encantados. Pero como sabes que meterse en obras es alterar el flujo de trabajo actual lo retrasas una y otra vez. Te pones cualquier excusa para pasar la obra al mes siguiente, aun sabiendo que es lo mejor para el despacho.
Un día dices, ¡ya está! Mañana empezamos y entonces el día a día se altera porque ahora ya no se pueden hacer las mismas cosas, se ha alterado la tranquilidad. Incluso llegas a pensar que podrías haberlo retrasado un mes más.
Pero cuando todo termina, miras el “nuevo trabajo”, la nueva disposición, la eficiencia, lo bien que se trabaja ahora y te preguntas: ¿por qué no lo hice antes?
Conclusiones
Busca el software por su soporte y luego por sus prestaciones y si te sientes identificado con algunas de las razones que te he explicado aquí recuerda no dejar para mañana lo que ayer dejaste para hoy.
Por cierto, me gustaría escuchar tu opinión sobre cuándo es el momento de cambiar de programas así que ponlo en los comentarios o ponte en contacto conmigo.
Me puedes encontrar tanto en Telegram, Twitter y YouTube como @SALITEL y en la página de contacto de salitel.com
¡Nos escuchamos en el siguiente episodio!
