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Pulsa en este enlace para ver las notas completas del episodio.
En el programa de hoy trataremos de aumentar la productividad a la hora de realizar la facturación del despacho.
Cómo realizar la facturación en del mes en 10 segundos
Me encuentro a menudo con cuellos de botella en el momento de facturar. Por un lado, el deseo de la gerencia de que la facturación pase por sus manos y es en ese momento dónde recopila la información de los departamentos para conocer los servicios prestados para incorporarlos en la facturación. Esta forma de trabajar es muy poco eficiente, se pierde mucho tiempo y se producen errores, con la consiguiente pérdida de facturación.
Seguro que no hay una forma única de hacer este trabajo de forma eficaz pero te voy a plantear un flujo de trabajo que me gustaría que valorases y pusieras en los comentarios qué te parece y si tienes alguna propuesta diferente o forma de mejorarlo.
Para realizar una facturación eficaz seguiremos el siguiente flujo de trabajo:
(1) Realiza un presupuesto
En primer lugar, es indispensable realizar un presupuesto del trabajo a realizar a nuestros clientes. Esto evitará que transcurrido los años sigamos cobrando por un volumen de trabajo que ya no se ajusta a la realidad. Las cosas claras desde el principio.
Además esto nos permite controlar los hitos que tenemos realizados y los que nos quedan por realizar por cada cliente.
Trabajar con presupuestos también nos aporta información esencial para conocer la evolución de nuestros clientes.
(2) Crea conceptos y fija la cuota
Crea conceptos para cada servicio que prestes y define cuáles de estos conceptos está dentro de la cuota fiscal, laboral o cualquier otra cuota agrupada de servicios que prestes.
Esto permite que el sistema facture aparte y automáticamente cualquier servicio que no esté incluido en la cuota que paga el cliente.
Asigna la cuota que tiene que pagar periódicamente tu cliente. Y aquí hago un hincapié porque no siempre tienen que ser las cuotas mensuales. Como dije en el episodio 3 de Diario Asesor (#003 Aumenta los ingresos del despacho sin subir la cuota de tu cliente) es muy conveniente realizar servicios anuales para evitar sobrecargar la cuota mensual que es la que se utiliza habitualmente para comparar con los servicios prestados por nuestra competencia.
(3) Anota los servicios prestados a diario
Abre un expediente a cada cliente e imputa todos los trabajos que se realizan. Algunos de esos trabajos pueden venir automáticamente informados. Por ejemplo, puedes hacer que se recopile todo el trabajo que se le hace a un cliente para poder imputarle el trabajo excedido que estén fuera de la cuota. Es decir, si hacemos, por ejemplo, más asientos de los presupuestados automáticamente se facturará el exceso del que venga incluido en la cuota fiscal. Todo esto se puede automatizar para no tener que calcular el trabajo realizado a cada cliente.
(4) Ejecuta el proceso de facturación
Una vez que ya tenemos fijado en cada cliente cuál va a ser la cuota que pagará cada mes/año y durante el mes, hemos estado anotando los servicios que le hemos prestado día a día. Tan sólo queda ejecutar el proceso que sólo va a llevar 10 segundos o menos. Generará las cuotas, las unirá a los servicios extras prestados durante el mes o periodo de facturación, remitirá la factura a los clientes.
Y eso es todo, la clave de cómo realizar la facturación está en no dejarse nada para el momento de la facturación y trabajar la preparación y el día a día.
Y ahora podemos continuar con dos pasos adicionales:
(5) Remesas
Si ya tenemos la facturación realizada, sólo queda enviar la remesa al banco. Para ello generamos el fichero SEPA que enviaremos al banco para su cobro.
De la misma forma, en el caso de devoluciones, podríamos descargarnos el fichero de devoluciones del banco para procesarlo, marcar el recibo como impagado y realizar el correspondiente apunte contable.
(6) Contabilización
Ya sólo queda la contabilización que realizaremos automáticamente:
En nuestra contabilidad: Las facturas emitidas, las remesas y los impagados.
En la contabilidad de nuestros clientes: Las facturas del despacho como facturas recibidas en cada contabilidad.
Conclusiones
Resumiendo, prepárate cómo realizar la facturación cada día para la facturación y cuando llegue ese momento, cuenta con las herramientas adecuadas (en las notas del episodio te pondré unos enlaces interesantes). Con todo ello podrás hacer el proceso de facturación en sólo 10 segundos.
La mejor herramienta de facturación de asesorías y despachos profesionales la puedes encontrar en el siguiente enlace:
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Te agradezco que llegaras hasta el final y nos escuchamos en el siguiente episodio.
