En un mundo cada vez más digitalizado, la firma electrónica se ha convertido en una herramienta esencial para la validación de documentos de manera rápida, segura y eficiente. No solo facilita el proceso de firmar contratos, acuerdos y otros documentos legales, sino que también reduce significativamente los tiempos de espera y la necesidad de desplazamientos físicos. Este artículo te guiará paso a paso en el proceso de enviar documentos utilizando firma electrónica, además de destacar la importancia de esta herramienta y aclarar las diferencias entre firma electrónica y firma digital.
La Importancia de Enviar Documentos por Firma Electrónica
La firma electrónica ha revolucionado la manera en que las empresas y personas gestionan la validación de documentos. Uno de los principales beneficios es la eficiencia que proporciona. Mientras que los métodos tradicionales de firma requieren la impresión, el escaneo y el envío físico de documentos, la firma electrónica permite que todo este proceso se realice en línea, en cuestión de minutos.
Otro aspecto crucial es la seguridad. Las firmas electrónicas están protegidas mediante tecnología avanzada que garantiza la autenticidad y la integridad del documento firmado. Esto significa que cualquier alteración en el documento después de haber sido firmado invalidará la firma, protegiendo tanto a los firmantes como a las partes involucradas en el acuerdo.
Además, la firma electrónica es amigable con el medio ambiente, ya que reduce la necesidad de papel y otros materiales, contribuyendo a la sostenibilidad. Y lo que es más, es legalmente vinculante en muchos países, incluido España, donde está respaldada por la Ley que traspone el Reglamento eIDAS de la UE, que le otorga la misma validez que una firma manuscrita.
Diferencia entre Firma Electrónica y Firma Digital
Antes de profundizar en el proceso de enviar documentos por firma electrónica, es fundamental entender la diferencia entre firma electrónica y firma digital, términos que a menudo se confunden pero que no son lo mismo.
La principal diferencia radica precisamente en la Firma Digital carece de respaldo jurídico mientras que la Firma Electrónica basa su funcionamiento en el Reglamento eIDAS de la UE.
Puedes encontrar más información en el siguiente artículo relacionado: #004 Diferencia entre Firma Electrónica y Firma Digital
Paso a Paso: Enviar Documentos por Firma Electrónica
Enviar documentos por firma electrónica es un proceso sencillo que se puede desglosar en tres pasos principales: preparar los documentos, subirlos a la plataforma y enviar el documento a los destinatarios para su firma. A continuación, se explica cada paso en detalle utilizando la plataforma eFirma Go.
Paso 1: Preparar los Documentos
El primer paso para enviar un documento por firma electrónica es prepararlo adecuadamente. Esto implica asegurarse de que el documento esté en un formato PDF y que esté completo y listo para ser firmado.
Los documentos pueden unirse en un PDF o enviarse separadamente y la plataforma lo tratará como un «SOBRE».
Es importante revisar el contenido del documento para garantizar que todos los detalles sean correctos y que todas las partes involucradas estén de acuerdo con los términos estipulados. Una vez revisado, guarda el documento en tu ordenador o dispositivo móvil. Recuerda que la claridad y la precisión del documento son cruciales, ya que cualquier error podría retrasar el proceso de firma.
Paso 2: Subir el Documento a la Plataforma e Indicar los Firmantes
Con el documento preparado, el siguiente paso es subirlo a la plataforma de firma electrónica. Existen varias plataformas populares para este propósito, pero la que mejor cumple con este propósito es sin duda, eFirmaGO. A continuación, los pasos generales que deberás seguir:
Se pueden subir documentos desde el ordenador o desde Google Drive, Dropbox o OneDrive.
También se pueden crear plantillas predefinidas
para mayor velocidad.
1. Accede a la plataforma de firma electrónica: Ingresa a la plataforma elegida desde tu navegador web o a través de la aplicación móvil. Si no tienes una cuenta, es posible que debas registrarte antes de poder continuar.
2. Selecciona la opción de “Subir Documento”: Una vez dentro de la plataforma, busca la opción que te permita subir el documento que has preparado. En la mayoría de las plataformas, esta opción está claramente visible en la página principal o en el panel de control.
3. Indica a los firmantes: Después de subir el documento, deberás indicar quiénes son las personas que deben firmarlo. Por lo general, esto se hace ingresando las direcciones de correo electrónico de los firmantes. También se pueden añadir destinatarios «En Copia» que son ajenos al proceso de firma pero que recibirán un correo electrónico con el documento firmado y el certificado que muestra las evidencias de firma del documento.
Se puede enviar a la firma por email y por sms
Los destinatarios «en copia» reciben el documento cuando esté completamente firmado.
4. Configura las áreas de firma: En este paso, deberás definir en qué lugar del documento cada firmante debe colocar su firma. Las plataformas suelen ofrecer herramientas intuitivas para arrastrar y soltar los campos de firma en las ubicaciones correspondientes dentro del documento.
5. Opciones adicionales: Algunas plataformas también permiten agregar opciones adicionales, como campos para agregar fechas, iniciales o comentarios. Configura estas opciones según lo que requiera tu documento.
Paso 3: Enviar el Documento al Destinatario o Destinatarios para su Firma a través del Móvil
Una vez que has subido el documento y configurado las áreas de firma, el último paso es enviar el documento a los destinatarios para que lo firmen. Este proceso suele ser tan sencillo como hacer clic en un botón de “Enviar” dentro de la plataforma.
1. Notificación a los firmantes: Los firmantes recibirán una notificación en su correo electrónico o SMS con un enlace al documento. Podrán acceder al documento desde cualquier dispositivo, ya sea un ordenador, tableta o teléfono móvil. La plataforma está optimizada para dispositivos móviles, lo que facilita el proceso de firma en cualquier lugar y en cualquier momento.
2. Revisión y firma del documento: Al hacer clic en el enlace, los firmantes serán dirigidos a la plataforma donde podrán revisar el documento antes de firmarlo. Una vez que estén listos para firmar, pueden hacer clic en las áreas designadas para agregar sus firmas. Los firmantes pueden firmar utilizando su dedo en la pantalla táctil, un mouse, o simplemente seleccionando una firma predefinida. No se requiere certificado digital, ni para nosotros como emisores, ni para los firmantes del documento.
3. Confirmación de la firma: Después de firmar, el documento será enviado automáticamente de vuelta a la plataforma, donde tú y todos los demás firmantes recibirán una copia del documento firmado. Además, también se envía un certificado con las evidencias de firma de todos los firmantes y un «sello de tiempo» proporcionado por una entidad pública que certifica la inalterabilidad del documento, confirmando que el documento ha sido firmado por todas las partes.
Conclusión
La firma electrónica ha transformado la manera en que manejamos documentos legales y comerciales, proporcionando una solución rápida, segura y eficiente para firmar y enviar documentos. Con los tres pasos descritos –preparar los documentos, subirlos a la plataforma, y enviarlos para su firma– puedes agilizar significativamente el proceso de firma, eliminando la necesidad de procedimientos tradicionales que consumen tiempo y recursos.
Entender la diferencia entre firma electrónica y firma digital es clave para elegir la herramienta adecuada según el nivel de seguridad requerido. Mientras que la firma electrónica es adecuada para la mayoría de los documentos, la firma digital proporciona una capa adicional de seguridad ideal para documentos altamente sensibles.
En resumen, el uso de la firma electrónica no solo ahorra tiempo y dinero, sino que también garantiza la seguridad y legalidad de los documentos firmados, todo ello con la comodidad de poder realizarlo desde cualquier lugar del mundo, gracias a eFirmaGO. Adopta la firma electrónica en tus procesos diarios y lleva tu productividad al siguiente nivel, adaptándote a las demandas de un mundo cada vez más digital.
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