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Usos de las aplicaciones Google para asesorías
Google dispone de una serie de herramientas, mayoritariamente gratuitas que puedes utilizar en tu despacho como parte de la digitalización.
En el episodio de hoy podrás escuchar algunas formas de utilizarlo, tanto para aumentar la productividad de tu asesoría como la de aumentar la vinculación tecnológica con tu cliente.
La aplicación que permite enlazar de forma automatizada el el flujo de facturas, tanto de compra como de venta, así como su estado de pago, desde el programa de gestión a la contabilidad exacta del cliente en el despacho se llama Babelia. También permite contabilizar desde otras fuentes como las hojas de cálculo.
A continuación te detallo las aplicaciones mencionadas y sus enlaces:
Drive es la aplicación que te permitirá realizar una copia de seguridad automáticamente de cada documento. Es el complemento a la copia de seguridad completa que tengas programada por otras vías. Además permite crear espacios de trabajo compartidos con tu cliente.
Otra ventaja es que permite que puedas consultar tus documentos desde tu dispositivo móvil desde cualquier lugar.
Hojas de cálculo te permite crear y compartir hojas de cálculo. En el podcast podrás ver un uso interesante para determinados clientes que te permitirá automatizar las facturas en contabilidad.
Otras de las aplicaciones mencionadas en el programa de hoy son el Documentos, que sería el equivalente al Word, Presentaciones, el equivalente a PowerPoint, Meet para videoconferencias, Calendario para organizar tus citas y Keep para notas y lista de chequeo.
También puedes usar Formularios para recabar información de tus clientes.
Seguridad
Seguro que al hablar de la nube y además al tratarse de Google has pensado que puede ser inseguro pero la realidad es que cuenta con los estándares más importantes en materia de seguridad y los archivos se encriptan tanto en tránsito a la nube como en su almacenamiento posterior.
En lo que te tienes que preocupar es en activar la autentificación en dos pasos de tal forma que aunque alguien pueda descubrir tu clave no pueda entrar a tu información ya que tendrías que confirmar la entrada desde tu dispositivo móvil.
Consejos finales
Crea una cuenta Google para el despacho que sea distinta a la que tengas en tu dispositivo móvil para mantener la privacidad. Luego comparte la cuenta del despacho con tu cuenta personal o la de otros socios si los hay para que puedan consultar toda la información desde cualquier lugar.
¿Has utilizado las aplicaciones de Google para hacer otras tareas?
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¡Nos escuchamos en el siguiente episodio!
