Optimizar procesos es una labor imprescindible para todo tipo de empresas pero quizás sea esencial para las Asesorías y Despachos Profesionales. En este artículo os pongo 5 tips que pueden resultar de interés para optimizar el departamento fiscal.

Optimizar el Departamento Fiscal

En un artículo anterior describimos alguna situación específica de ayuda a despachos en situaciones al límite que puede ser interesante para despachos que se vean identificados.

En esta ocasión ponemos una Infografía con 5 consejos para poner en marcha en el despacho con la pretensión de optimizarlo y aumentar su rendimiento sin necesidad de aumentar la carga laboral del despacho.

1. Conecta con tu cliente

Reducir el trabajo mecánico es fundamental porque de ello depende directamente la carga laboral del despacho. Se conecta el despacho con el programa de gestión que utilice el cliente final permitiendo traspasar la información de forma segura a través de Internet.

En la práctica evita la insistente llamada al cliente para que traiga la “saca” de facturas, generalmente a última hora con lo que el despacho requiere reforzar de personal en los momentos clave.

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2. Integra todo el despacho

Para un despacho, los procesos son la pieza clave para su desarrollo. Disponer de diferentes fabricantes para realizar esta tarea “core” para el despacho es una pérdida de tiempo y una fuente de problemas potenciales.

Teniendo todo integrado conseguiremos que los datos no se tengan que duplicar, que las nóminas e impuestos se contabilicen de forma automática. Conseguiremos que los extractos bancarios se contabilicen sin apenas intervención.

La gestión realizará la contabilización de las facturas del despacho y, además, contabilizará como factura recibida en cada una de las contabilidades de los clientes.

Integrar todo el despacho permite aumentar el número de clientes sin necesidad de aumentar la carga laboral.

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3. Escanea las facturas

Cuando por cualquier motivo no se pueda conectar el despacho con el programa del cliente, existe la posibilidad de contabilizar las facturas a partir del escaneo de facturas.

Escanear las facturas en el propio despacho produce un “cuello de botella” ya que al final se producen picos de trabajo artificial en el momento de las declaraciones trimestrales.

La alternativa es que sea el cliente el que realice el escaneo de los documentos, tanto facturas emitidas como recibidas, y de esa forma se canalice a través de Internet y se contabilicen en la contabilidad correcta del programa fiscal del despacho previa a la supervisión del asesor.

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4. Informa a tu cliente

Comunicarse con el cliente periódicamente en materia fiscal es fundamental. Al contrario que el departamento laboral que cada mes comunica los Seguros Sociales y las nóminas, el departamento fiscal no “entrega” nada hasta el final del trimestre. Sé que suena muy simplista pero el cliente necesita “recibir” información recurrente que permita conocer la evolución financiera de su empresa.

Esta tarea se puede automatizar para que no resulte una tarea adicional para el despacho. De esta forma, el sistema conocerá qué documentos se tienen que enviar y las personas que tienen que recibir cada informe. Para el despacho no requiere nada más, el sistema informará si se quiere enviar el informe a la persona indicada o no por si falta terminar de revisar algún dato.

Remitir informes al cliente permite su fidelización.

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5. Calcula cuanto te cuesta tu cliente

A veces los despachos van con el piloto automático y no realizan un análisis de cada cliente con el fin de conocer su rentabilidad.

Conocer en cuanto nos hemos excedido en el trabajo previsto para cada empresa o si hemos realizado todas las declaraciones planificadas es fundamental aunque la decisión de modificar la cuota no se lleve a cabo.

Conocer automáticamente el trabajo que realizamos en el despacho para un cliente permite, además de conocer su coste, elaborar una cuota personalizada que responda a las necesidades particulares de cada cliente. Muy interesante para resultar competitivo en un mercado tan exigente.

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Conclusiones

Está claro que son grandes los desafíos que tienen las Asesorías y Despachos profesionales para optimizar el departamento fiscal. Aquí sólo hemos puesto cinco acciones que esperamos que puedan serte de utilidad.

Si conoces alguna razón más o tienes alguna consulta, no dudes en ponerlo en los comentarios.

Descarga la infografía (PDF): 5 Formas de optimizar Fiscal